काठमाडौं - गृह मन्त्रालयका प्रवक्ता रामकृष्ण सुवेदीको इमेल आइडीमा अझै कार्यालयकै इमेल आइडी उल्लेख छ । 

शहरी विकास मन्त्रालयका प्रवक्ता र सूचना अधिकारी दुवैको इमेल आइडी पनि एउटै छ । कार्यालय प्रयोजनका लागि खुलेको इमेल आइडीलाई नै उनीहरुको व्यक्तिगत आइडीको रुपमा राखिएको छ । 

संस्कृत पर्यटन तथा नागरिक उड्डयन मन्त्रालय, कानुन मन्त्रालय, संघीय मामिला तथा सामान्य प्रशासन मन्त्रालय, युवा तथा खेलकुद मन्त्रालयका सचिव तथा प्रवक्ताको इमेल आइडी नै उल्लेख छैन ।

यस्तै कृषि तथा पशुपन्छी विकास मन्त्रालयका प्रवक्ता तेजबहादुर सुवेदीको इमेल आइडी त उल्लेख छ तर राजपत्रमा प्रकाशित निर्देशिका अनुसार भने छैन । उहाँको जिमेल आइडी उल्लेख छ । 

यस्तै प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद कार्यालय, सूचना तथा संचार प्रविधि मन्त्रालय, अर्थमन्त्रालय लगायतका मन्त्रालयका सचिव तथा प्रवक्ताहरुको इमेल आइडी भने ‘विद्युतीय पत्राचार (इमेल) व्यवस्थापन सम्बन्धी निर्देशिका २०७५’ अनुसार तयार छ । 

सबै संघीय मन्त्रालय, संवैधानिक अङ्ग, संवैधानिक आयोग, विभाग तथा केन्द्रीय कार्यालय तथा मातहतका कार्यालयका कर्मचारीको अनिवार्य निर्देशिका अनुसारको इमेल खाता हुनु पर्ने व्यवस्था छ । 

२०७५ कात्तिक २६ गते राजपत्रमा प्रकाशित निर्देशिकामा यस्तो व्यवस्था हुनु पर्ने भनेर उल्लेख गरिएको छ । राजपत्रमा निर्देशिका प्रकाशित भएको दिनदेखि नै यो व्यवस्था कार्यान्वयनमा गएको भए पनि प्रकाशित भएको दुई महिना बितिसक्दा समेत संघीय मन्त्रालयहरुमा नै यसको पूर्ण कार्यान्वयन हुन सकेको छैन । 

सरकारी निकायबीच विद्युतीय माध्यम (इमेल) बाट चिठीपत्र, सूचना, निर्णय, कागजात तथा अन्य विवरण आदानप्रदान गरी छिटोछरितो निर्णय गर्न, सेवा प्रवाहमा सहजता ल्याउन, कागजविहीन कार्यालयको उद्देश्य प्राप्त गर्न तथा सरकारी काम कारबाहीको अभिलेख सुरक्षित राख्न आवश्यक भएकाले निर्देशिका जारी गरिएको प्रस्तावनामा उल्लेख छ । 

दुई हजारभन्दा बढी इमेल आइडी बने

निर्देशिका जारी भएपछि अहिलेसम्म झण्डै २ हजारभन्दा बढी ‘एकीकृत इमेल प्रणाली’ अन्तर्गतका इमेल खाता बनिसकेको छ । 

प्राविधिक समितिका संयोजक समेत रहनुभएका सञ्चार तथा सूचना प्रविधि मन्त्रालय अन्तर्गतको सूचना प्रविधि महाशाखाका सहसचिव वीरेन्द्र कुमार मिश्रका अनुसार यस्ता खाताहरु बन्ने क्रम जारी छ ।  

‘निर्देशिकाले भनेअनुसारको इमेल खाताहरु बनाउने क्रम जारी छ,’ संयोजक मिश्रले भन्नुभयो, ‘अबको ३ हप्ताभित्र संवैधानिक अंङ्ग, संवैधानिक आयोग, संघीय मन्त्रालय, विभिन्न विभाग तथा केन्द्रीय कार्यालयहरुमा कार्यरत सबै कर्मचारीले व्यक्तिगत इमेल खाता पाइसक्ने छन् ।’

त्यस्तै मन्त्रालय तथा विभिन्न कार्यालयका अधिकृत वा सोभन्दा माथिका पदको लागि पदीय रुपमा इमेल खाता बनाउने काम पनि भइरहेको उहाँले बताउनुभयो । 

पहिलो चरणमा संघ अन्तर्गतका मन्त्रालय, विभाग तथा कार्यालयहरुमा यस्तो व्यवस्था पूर्ण रुपमा लागू गरिने छ । त्यसपछि प्रदेश तथा स्थानीय तहमा रहेका अन्तर्ग‍तका कार्यालयमा यस्तो व्यवस्थाको सुरुवात गरिने गरि काम भइरहेको संयोजक मिश्रले जानकारी दिनुभयो ।  

तालिम दिने काम चल्दै 

सरकारी इमेल खाता बनाउने, इमेल खाता संचालन गर्ने विधिका बारेमा अहिले सम्बन्धित मन्त्रालय तथा आयोगका तोकिएका कर्मचारीहरुलाई तालिम दिने काम भइरहेको छ । 

सबै मन्त्रालय तथा आयोगले फोकल पर्सन नियुक्त गरिसकेको र उनीहरुलाई तालिम दिने काम भइरहेको प्राविधिक समितिका संयोजक मिश्रले जानकारी दिनुभयो । 

एक चरणको तालिम पहिले नै दिइसकिएको र सोमबार पनि यसबारेमा सम्बन्धित कर्मचारीलाई तालिम दिइएको उहाँले बताउनुभयो । इमेल क्रिएट गर्ने काम, सञ्चालन गर्ने विधि र त्यसको व्यवस्थापन कसरी गर्ने भनेर सम्बन्धित कर्मचारीहरुलाई तालिम दिइएको हो ।

अबको तीन हप्ताभित्र सबै कर्मचारीको खाता बनाउने गरी तालिम दिने काम भइरहेको हो । तालिममा सहभागी भएका फोकल पर्सनहरुले सम्बन्धित मन्त्रालय तथा आयोग एवं विभागमा कार्यरत कर्मचारीहरुको इमेल बनाउने छन् । 

सरकारी कामका लागि सरकारी इमेल खाता

अब सरकारी कामकाजका लागि निर्देशिकाभन्दा बाहिर बनेका इमेल खाता प्रयोग गर्न पाइने छैन । सेवा प्रवाहमा सहजता ल्याउन, कागजविहीन कार्यालयको उद्देश्य प्राप्त गर्न र विवरण चोरी हुनबाट बच्न सरकारी इमेल खाता अनिवार्य गरिएको हो । 

यसका लागि पद, विभाग, मन्त्रालय र सम्बन्धित निकायअनुसारकै इमेल खाता बनाउनु पर्ने छ । सरकारी सेवामा प्रवेश गर्ने नयाँ मान्छेलाई नियुक्ति हुने बेलामा नै इमेल खाता पनि दिनुपर्ने छ । 

सरकारी निकायले कर्मचारीलाई नियुक्ति दिँदा केन्द्रले उपलब्ध गराएको अनलाइन प्रणालीमार्फत इमेल खाता खोली नियुक्ति पत्रमा इमेलको विवरण समेत उल्लेख गरी नियुक्ति दिनुपर्ने निर्देशिकामा उल्लेछ । 

यसरी बनाइन्छ इमेल खाता

सरकारी इमेल खाता एकीकृत इमेल प्रणाली मेल डट नेपाल डट जीओभी डट एनपी फर्म्याटमा हुनेछ । सरकारको सचिवको इमेलमा सेक्रेटरी एट लेखी मन्त्रालय विभाग वा सम्बन्धित निकायको नामसहित डट जिओभी डट एन पी (जस्तै ‌: सञ्चार तथा सूचना प्रविधि मन्त्रालयका सचिवको इमेल सेक्रेटरी एट एमओसीआईटी डट जिओभी डट एनपी हुनेछ) लेख्नुपर्नेछ ।

सरकारी निकायमा कार्यरत स्थायी कर्मचारीको नाममा इमेल खोल्दा नाम डट एट द रेट नेपाल डट जीओभी डट एन्पी वा नामको अगाडिको अक्षरसँगै थर लेख्न सकिने छ । जस्तै : गोपाल दाहालको इमेल भए जीदाहाल एट द रेट नेपाल डट जीओभी डट एनपी वा गोपाल डट दाहल एट द रेट नेपाल डट जीओभी डट एनपी इमेल ठेगाना हुनेछ ।

व्यक्तिको नाम दोहोरिएमा इमेल खाताको नामको अन्त्यमा प्रणालीले स्वचालित रूपमा सिर्जना गरेको अंक थपिनेछ । पदअनुसारको इमेल खोल्दा पद र महाशाखाको छोटकरी नाम तथा सम्बन्धित निकायको इमेल डोमेन हुनुपर्नेछ । एउटै शाखामा एकभन्दा बढी पद भएमा नामको पछाडि १, २, ३ रहने छ ।  

नयाँ कर्मचारी नियुक्त गर्दा नियुक्तिपत्रमा नै इमेलको विवरणसमेत उल्लेख गर्नुपर्छ । हाल कार्यरत कर्मचारीले पनि केन्द्रको प्रणालीअनुसार इमेल खोल्नुपर्छ ।

कार्यरत कर्मचारीले निजामती किताबखानाको अभिलेखमा रहेको मोबाइल नम्बरमा एक्टिभेसन कोर्ड पठाई एक्टिभेसन कोर्ड प्रयोग गरेपछि मात्र इमेल एक्टिभ हुन्छ ।

एकीकृत इमेल प्रणाली प्रयोग गरी पठाइएका र प्राप्त भएका सम्पूर्ण इमेलहरुको अर्काइभ कम्तीमा ५ वर्षसम्म सुरक्षित राख्नुपर्ने निर्देशिकामा उल्लेख छ । इमेल पासवर्ड कम्तीमा ३ महिनामा परिवर्तन गर्नुपर्ने निर्देशिकामा नै उल्लेख गरिएको छ ।  

सरकारी इमेलबाट निजी कारोबार गर्न नहुने

सरकारी इमेल खाता प्रयोगकर्ताले पद अनुसारको इमेल खाता तथा व्यक्तिगत इमेल खाता दुरुपयोग गरे कारवाही गरिने छ । निर्देशिकाको १५ नम्वरमा यस्तो इमेल खाता प्रयोगकर्ताको जिम्मेवारी तोकिएको छ । 

यस्तो खाता प्रयोग गरी स्पाम, जंक इमेल अनावश्यक कुरा, अश्लिल तथा लैंगिक हिंसा जन्य सामाग्रि पठाउन नहुने उल्लेख गरिएको छ । कुनै व्यक्ति तथा संस्थालाई गालिगलौज गर्ने, धम्की दिने, कसैको चरित्र हत्या गर्ने, मानमर्दन गर्ने काम गर्न नहुने पनि उल्लेख छ । 

पद अनुसारको इमेल खाता तथा व्यक्तिगत इमेल खाता प्रयोग गरी कार्यालयको गोप्य सूचना अनाधिकृत रुपमा सम्प्रेषण गर्न नहुने, निजी प्रयोगका लागि सामाजिक संजाल र अन्य कुनै प्रकारको विद्युतीय माध्यममा सरकारी इमेल प्रयोग गर्न नहुने, प्रचलित कानुनले निषेध गरेका विषय वा सामग्री आदानप्रदान गर्न नहुने उल्लेख छ ।  

यस्तै पद अनुसारको इमेल खाता प्रयोग गरी आफ्नो निजी कारोबार गर्न नहुने पनि निर्देशिकामा उल्लेख गरिएको छ । यस्तो गरेको भेटिए विद्युतीय कारोबार ऐन अनुसार हदैसम्मको कारबाही गरिने संयोजक मिश्रले जानकारी दिनुभयो । 

समस्या निराकरण गर्न समिति

विद्युतीय पत्राचार (इमेल) मा कुनै समस्या देखिए त्यसको समाधानका लागि प्राविधिक समिति समेत गठन गरिएको छ । सञ्चार तथा सूचना प्रविधि मन्त्रालयका सूचना प्रविधि महाशाखाका सह–सचिव मिश्रको संयोजकत्वमा समिति बनाइएको हो ।  

समितिमा सूचना प्रविधि विभागका महानिर्देशक, राष्ट्रिय किताबखानाका निर्देशक, राष्ट्रिय सूचना प्रविधि केन्द्रका कार्यकारी निर्देशक सदस्य हुनुहुन्छ ।  

एकीकृत इमेल प्रणालीको विकास, सञ्चालन तथा मर्मत सम्भारलगायतको व्यवस्थापनको जिम्मेवारी भने केन्द्रको हुने निर्देशिकामा नै उल्लेख छ । 

 

हेर्नुहाेस् ‘विद्युतीय पत्राचार (इमेल) व्यवस्थापन सम्बन्धी निर्देशिका २०७५’